Papier entreposage feuilles

Entreprise : Papier, le support par excellence

Le papier est un incontournable dans la vie de tous les jours. Il est un support omniprésent dans le quotidien des entreprises et des particuliers. Il permet de garder une trace, un support à consulter ad vitam æternam pour tous. Qu’il soit dans un livre, un carnet de notes, une notice, un registre ou tout autre document, le papier reste un support qui séduit. Se pose toutefois une question de sécurité des informations, notamment dans un contexte confidentiel. Comment protéger les informations qui se trouvent sur papier ? L’on parle souvent d’internet, et de la sécurité grandissante proposée par le digital. Mais nombre d’entreprises choisissent de conserver l’alternative papier, pour certains documents…

La confidentialité des données papier, une nécessité pour l’entreprise. Source Cloud Experts

Le papier, un intemporel au coeur de la digitalisation en entreprise

Le papier fait partie d’une industrie prospère et dynamique. Dans le monde, plus de 300 millions de tonnes de papier sont produites dans le monde chaque année. Plus proche de nous, en France, plus de 84 usines s’occupent de la fabrication de papier et de carton. Localement, la plus connue se situe à Biganos, à proximité de Bordeaux. Une usine qui fait de l’industrie papetière depuis plus de 100 ans, et qui met l’économie circulaire au cœur de son fonctionnement. 

En entreprise, le papier reste un support utilisé et prisé. Pour imprimer des contrats, des brochures à distribuer aux clients ou aux partenaires, des catalogues, des magazines… L’imprimante, symbole fort de l’entreprise, continue de tourner, malgré l’arrivée des ordinateurs et des technologies comme le Cloud, qui permettent un stockage sécurisé des données.

Mais le digital a comme avantage d’offrir aux entreprises la possibilité de mettre en forme leur document en ligne, pour ensuite l’imprimer. Une fois prêts, l’entreprise peut alors imprimer ses documents en ligne avec reliure, les ranger dans un classeur ou dans une pochette pour l’archivage. Selon la nature du document papier, il peut avoir plusieurs degrés d’importance. Cela peut être un document interne pour les collaborateurs, un fichier clients, des comptes-rendus de réunion, et bien d’autres types de papiers… 

De plus, certains documents doivent être conservés impérativement par l’entreprise, en cas de contrôle. Ce sont des documents importants, le plus souvent de nature fiscale. Le Code Général des Impôts précise notamment qu’une amende de 10 000€ est applicable «en cas d’absence de tenue [des] documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Support papier réunion
Le papier est un indispensable pour la vie en entreprise.

La fin des documents papier au sein de l’entreprise n’est donc pas pour demain, notamment pour les documents officiels. Mais comment mieux consommer du papier au sein des entreprises ? 

La confidentialité des informations en question 

Comme abordé précédemment, certains documents doivent être en format papier, notamment en cas de contrôle. Ce sont des documents de nature civile et commerciale, comme les contrats commerciaux, les documents bancaires, à conserver pendant 5 ans. Les déclarations de douane se conservent 3 ans. Les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales quant à eux se conservent 10 ans… Tout comme les livres et registres comptables.

Ces informations en format papier sont importantes, et relèvent de l’aspect confidentiel. Tout comme les dossiers qui concernent les clients. Alors que depuis 2018, l’on parle du Règlement Général sur la Protection des Données, les entreprises sont obligées de s’y conformerPour leurs documents informatisés, mais aussi pour tous les documents au format papier qui contiennent des informations personnelles. 

Pour les entreprises qui continuent à utiliser le papier pour les informations sensibles, notamment concernant leurs clients, leurs fournisseurs ou leurs partenaires… Le traitement de ces documents doit être maîtrisé avec soin. Cela passe par les méthodes de conservation, d’entreposage… Mais aussi du procédé de destruction à la fin de la durée maximale de conservation de 3 ans. 

Afin de garantir la sécurité de ces données, les entreprises peuvent alors mettre en place des procédures. Par exemple, fermer la salle avec une clé ou un pass, à laquelle seules les personnes habilitées auraient accès. Dans les grandes entreprises, cela évite notamment les pertes ou les vols, surtout s’il y a beaucoup de passage. En complément, pour l’archivage, rentrer toutes les informations par voie informatique permet de classer tous les documents papiers. Cela assure un meilleur suivi dans le temps des dossiers, mais aussi le suivi des délais de conservation pour rester dans la légalité.

Classeurs dossiers tri papier
Ne donner l’accès aux dossier qu’aux collaborateurs habilités permet de conserver plus de sécurité.

Adopter un papier plus responsable pour son utilisation en entreprise

Les questions de l’économie circulaire, du recyclage et du réemploi font partie des problématiques d’actualité, notamment en entreprise. Selon une étude de l’ADEME, un seul employé jette environ 75 kg de papier par an. Cela représente l’équivalent de 30 ramettes de papier. A l’échelle nationale, les chiffres sont encore plus impressionnants : 900 000 tonnes de déchets papier chaque année. 

Mais depuis 2018, toutes les entreprises de plus de 20 employés sont obligées de recycler tous leurs déchets de bureau. Des entreprises se spécialisent notamment dans la collecte, la destruction et le recyclage de ces déchets de bureau, pour créer de nouveaux papiers. Du papier recyclé, réutilisable à souhait, qui apporte de nombreux avantages. 

Dans le monde, 40% de la déforestation est due à la production de papier neuf. Un chiffre alarmant, que de nombreuses entreprises veulent voir diminuer, voire même disparaître. 50% de ce papier seulement est recyclé, mais chaque tonne de papier recyclé permet d’éviter la destruction de 2.5 tonnes de bois. 

Selon l’ADEME, recycler son papier permet chaque année en France d’éviter le rejet dans l’atmosphère de 390 000 tonnes de CO2.  Le papier recyclé est aussi bien moins énergivore. Il nécessite jusqu’à 5 fois moins d’énergie et d’eau que papier classique. Et pour ne pas s’arrêter en si bon chemin, recycler les papiers en entreprise permet aussi de créer de l’emploi. Selon la Fédération professionnelle des entreprises du recyclage, cela représente un marché de plus de 28 000 emplois sur l’ensemble du territoire. Le papier n’est donc pas prêt de disparaître, mais il se transforme pour répondre aux enjeux actuels. Pour s’inscrire dans une démarche responsable et durable, en France, mais aussi dans le monde. 

Sources : 

  1. “La consommation des papiers en entreprise” Article Les Joyeux Recycleurs
  2. “Chiffres clés de l’industrie papetière 2019” Chiffres de la COPACEL
  3. “Smurfit Kappa Cellulose du Pin de Biganos”
  4. “Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?” Article du Ministère de l’Economie, des Finances et de la Relance publié le 7 mai 2021
  5. “RGPD : de quoi parle-t-on ?” CNIL 
Abonnez-vous à la Newsletter

X