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Événements en ligne : une réinvention de l’événementiel ?

Le secteur événementiel prend les choses en main et s’adapte pour proposer des événements en ligne. Pour cause, sur l’année 2020, ce ne sont pas moins des trois quarts des événements qui ont été annulés ou reportés. Pour ceux qui ont tout de même tenu à avoir lieu, leur fréquentation a très nettement chuté, allant jusqu’à -80 %. Face à une telle situation, les professionnels de l’événementiel se digitalisent pour continuer à travailler malgré les contraintes sanitaires. Ainsi, les plateformes spécialisées pour les événements en ligne profitent soudainement d’une très nette augmentation de l’activité. Certaines parviennent même à sortir du lot grâce à leurs fonctionnalités très développées.

Organisateurs d’événements en ligne, les sauveurs de l’événementiel ?

Bien que le passage du digital dans l’événementiel relève davantage d’une stratégie de survie que d’un réel choix, force est de constater que cette alternative revêt de nombreux avantages. Ainsi, les événements virtuels s’imposent comme une solution viable, pour peu qu’ils soient pensé correctement et utilisent les bons outils.

Les plateformes pour les événements en ligne existent déjà depuis de longues années. Jusqu’alors utilisées principalement pour des webinaires, elles proposent désormais une très large gamme de formats d’événements virtuels. De cette façon, elles s’adaptent aux contraintes de chaque événement pour offrir la meilleure expérience possible. Plus encore, on voit désormais apparaître des agences événementielles spécialisées dans les événements à distance. IdeAll, par exemple, cherche à digitaliser les événements et décline pour cela son offre en différents formats. Jeux virtuels, team building RSE, activités pour briser la glace, ateliers culinaires, artistiques, bien-être…

D’autres plateformes événementielles misent davantage sur l’interactivité et l’engagement. Vecteur de succès d’un événement, l’intéractivité est peut-être l’élément le plus difficile à garantir avec un événement en ligne. Pour y remédier, des plateformes en font leur plus value principale. MeltingSpot propose par exemple tout un écosystème d’organisation d’événements virtuels. Choix du format de l’événement, promotion et diffusion, programme de l’événement, personnalisation des interfaces, analytics de l’événement, replay… A cela s’ajoutent toute une panoplie de fonctionnalités abouties d’interaction entre les participants. Au-delà de l’incontournable chat, on retrouve des messageries privées, des groupes de discussions, des sondages…

SpotMe propose des solutions similaires, reprenant davantage les codes des réseaux sociaux, notamment des live Facebook et Instagram. On reconnaît notamment les réactions emojis en direct pour inciter les participants à partager leurs ressentis et guider les organisateurs.

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Les événements en ligne deviennent une norme passagère pour maintenir l’activité pendant la crise sanitaire.

Événements 100 % digital, un format à conserver après la crise ?

Le format événement en ligne va probablement se pérenniser après la crise. En revanche, ce n’est pas forcément le cas des événements 100% digital. Pour cause, les avantages des événements virtuels sont nombreux mais ne couvrent pas systématiquement les inconvénients.

Parmi les bons points, on retrouve des avantages marketing. L’écho donné à l’événement est plus large. Il n’est effectivement pas bridé par des contraintes géographiques ou d’espace. Mais également des atouts pratiques et financiers. Pour cause, un événement en ligne coûte bien moins cher à organiser qu’un événement physique. On oublie les réservations de salles, les traiteurs, la location de matériel… C’est également beaucoup moins de logistique et de temps à consacrer à l’organisation en amont et en aval. En parallèle, le virtuel offre davantage de flexibilité et la possibilité de proposer des plans B rapidement si besoin. Enfin, les événements en ligne permettent également un dialogue facilité lors des conférences notamment. Chat, prise de rendez-vous en ligne…

Toutefois, de l’avis général, il leur manque “ce tout petit supplément d’âme” qu’on doit au contact humain réel. Le visuel, les voix, le contexte marquent les esprits différemment. Il permet de créer un lien, d’entamer un véritable dialogue, plus personnel. Ce qui, on en conviendra, n’est pas aussi présent via un chat.

Les événements physiques donnent aussi plus de place à l’improvisation. Il est alors possible de faire des rencontres fortuites intéressantes, de laisser les imprévus enrichir le programme basique de la journée.

événement virtuel crise sanitaire
Les événements physiques vont reprendre le dessus sur les événements en ligne mais tendre à une hybridation.

Événements en ligne, événements physique… Evénements hybrides, l’hypothèse la plus viable

En réalité, on devrait donc voir les événements en ligne se banaliser mais les événements physiques reprendre tout de même leur place. Les organisateurs devraient opter pour des formats hybrides pour s’adapter aux contraintes de chacun et tirer le meilleur des deux mondes.

Là encore, les possibilités sont multiples. On peut envisager une simple diffusion studio, alliant l’organisation sur le lieu adéquat mais la diffusion en ligne. Ou encore l’organisation d’un événement physique, avec des stands traditionnels mais deux types de visiteurs : ceux qui se déplacent et ceux qui profitent de la retranscription à distance.

On peut aussi envisager des formats plus nouveaux comme les événements satellites, plusieurs petits événements interconnectés. Ce format permettrait de garantir moins de monde dans chacun, tout en se faisant plus proches des participants en local. En outre , il favorise le partage des expériences entre les différents événements. Pour cela, on peut envisager des salles connectées en visio pour assister aux ateliers et conférences des autres endroits par exemple.

L’événement physique n’a donc pas dit son dernier mot. Le 100% virtuel ne devrait pas devenir la norme. En revanche, les solutions d’événements en ligne viennent changer la structure des événements traditionnels. On obtient des événements augmentés, répondant à un plus large panel de besoins et contribuant plus encore à une image positive et moderne des entreprises organisatrices ou participatrices.

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