Entreprise : Gestion des clés, la sécurité avant tout

La gestion des clés est un enjeu dans les grands établissements comme les musées ou les aéroports. Gérer plusieurs zones, plusieurs portes, et s’assurer que tout est bien en place tout au long de la journée… Dans les entreprises qui emploient plusieurs collaborateurs, ces systèmes offrent à la fois traçabilité et sécurité. La question de la sécurité est en effet une priorité, notamment dans des lieux qui connaissent un afflux important de personnes. Sécurisation des réseaux informatiques, mais aussi optimisation du fonctionnement en interne de l’entreprise… Toutes les opérations qui visent à améliorer le développement de l’entreprise sont essentielles. 

La sécurité en entreprise une obligation légale qui touche plusieurs aspects. Crédit TRAKA TOUCH

La gestion des clés, pas seulement une affaire de sécurité

Dans les grandes entreprises, la gestion des clés peut rapidement devenir une problématique. Et cela, pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, plus une entreprise est grande, plus elle compte de salariés. Autant de personnes qui ont besoin d’emprunter du matériel, ou encore utiliser des clés pour accéder au contenu d’une pièce ou d’un casier. 

Assurer un suivi des mouvements au sein d’une entreprise est alors ardu, notamment sans outil de suivi. Pour toutes les entreprises qui ne possèdent pas une armoire de gestion électronique des clés, le suivi se fait en général sur papier. Mais cela devient rapidement ingérable lorsqu’il y a 100, 200 voire plus de mouvements dans la journée. 

Ces grandes entreprises connaissent des évolutions quotidiennes. Départs et arrivées de nouveaux collaborateurs, changements de bureaux ou, comme depuis un an, alternance entre journées sur site ou à domicile… Ce sont autant de mouvements qui sont communs au sein d’un groupe, et autant de possibilités d’égarer du matériel. Et perdre la clé pour accéder à un local peut devenir préjudiciable pour une entreprise. 

En effet, il faut alors soit refaire un double, afin de s’assurer d’en avoir toujours un jeu supplémentaire sous la main… Soit changer les serrures. Ce qui implique dans les deux cas des frais pour l’entreprise. 

Mais au-delà de ces risques de perte, cela constitue une logistique conséquente pour une entreprise. Car le suivi et la gestion des clés sont essentiels pour gagner en rapidité et en efficacité dans son activité quotidienne. Cela permet de savoir où se trouvent les clés, quand, et surtout qui les détient. Mais cela demande des trésors d’organisation. C’est notamment pour cette raison que les entreprises sont de plus en plus nombreuses à choisir un équipement automatisé, pour plus de praticité.

Emprunt clés don entreprise
Faute de suivi électronique, l’emprunt des clés est plus complexe à gérer.

Gestion des clés, éviter les failles à tout prix

La bonne gestion des clés dans une entreprise permet à l’entreprise de fonctionner normalement… Mais aussi pour garantir son bon fonctionnement d’un point de vue de la sécurité. Une clé qui s’égare peut tomber entre des mains malveillantes. Faute d’une gestion des clés suffisamment sécurisée, un vol peut alors survenir, ou la perte des trousseaux. D’autant plus que sans protection, n’importe qui peut avoir accès aux clés ou au matériel entreposé dans les locaux de l’entreprise. 

Pour se prémunir face à ces risques, aux impacts conséquents sur son activité, l’entreprise peut alors investir dans des armoires spéciales pour la gestion des clés. Ce sont des armoires électroniques de tailles variées, pour accueillir toutes les clés qui servent à se déplacer dans l’entreprise. Le fonctionnement de l’armoire passe par le pilotage d’une intelligence informatique qui fonctionne sans connexion réseau.

Ces systèmes sophistiqués permettent un suivi en temps réel de ce qui se passe au sein de l’entreprise. Dès qu’un collaborateur ouvre le tableau pour récupérer une clé, le système l’enregistre automatiquement. Cela permet, si la clé n’est pas restituée, de savoir qui la possédait. De plus, cela permet à l’entreprise de donner des accès uniquement à certains collaborateurs habilités à cette fin.

Certains systèmes possèdent des reconnaissances faciales, ou digitales. D’autres fonctionnent avec un code unique donné à chaque personne autorisée à y accéder. Une manière de sécuriser encore plus le fonctionnement de ces boîtiers. De plus, ces armoires ne sont pas en réseau, comme indiqué précédemment, ce qui empêche également toute tentative de piratage.

L’autonomie de cette machine rend alors la gestion des clés bien plus facile. Le système se met à jour en temps réel, ce qui permet aux responsables de se concentrer sur leur activité… Et non plus sur qui possède quoi. Un gain de temps et d’énergie mis au service de l’entreprise, pour son cœur de métier.

Ouverture porte bureau clés
Les clés permettent d’accéder aux différentes zones de l’entreprise.

Mieux organiser les flux, un aspect logistique concret

La bonne organisation sur de nombreux aspects de l’entreprise permet à cette dernière de gagner en efficacité. Cela passe par de petits détails comme l’organisation des bureaux, l’aménagement des différents postes de travail… Mais aussi de l’accessibilité aux différentes parties de l’entreprise. Ce qui passe, par exemple, par la gestion des clés. Grâce aux boîtiers et aux armoires, toutes les clés pour l’ensemble des locaux sont rassemblées en un seul et même lieu. 

Selon la taille de l’entreprise, et le nombre de clés à disposition, les armoires sont de tailles différentes. Aussi, dès qu’un employé quitte l’entreprise, l’employeur peut facilement retirer son accès, ou en créer de nouveaux dès qu’une nouvelle personne habilitée intègre l’équipe. 

Cela permet alors d’optimiser les actions au sein de l’entreprise, et de gagner en efficacité. Le risque de perte de clés est alors bien plus faible, l’employeur sait en temps réel qui possède telles clés. Ce suivi automatisé et électronique permet alors de consacrer son énergie à d’autres activités, dans des entreprises avec un flux important de salariés. Mais cela permet aussi de sécuriser les lieux de passage, comme les établissements recevant du public. Des établissements où la perte de clés devient rapidement un problème, exposant ces derniers à un risque accru d’intrusion ou de cambriolage. 

Ainsi, les solutions de stockage sécurisées sont de plus en plus perfectionnées, adaptées à tous les usages. La gestion des clés est primordiale, pour fonctionner sereinement et se concentrer sur son travail… Et éviter les pertes, ou les vols, sans savoir qui les a eues en dernier. Pour une entreprise, ce type d’investissement fait toute la différence, et limite les dépenses sur le long terme. Une solution sécurisée, sans risque de piratage. Une très bonne nouvelle, en somme ! 

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