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Comment mieux organiser vos dossiers numériques au travail ?

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La numérisation des documents et des dossiers numériques est toujours d’actualité. Si cela est plus pratique pour éviter les gros volumes de documents à conserver et pour faciliter la gestion des archives, encore faut-il savoir bien organiser les documents et les fichiers pour vous y retrouver et pour éviter de ralentir votre ordinateur. 

Favorisez les fichiers PDF

Sachez que savoir organiser ses documents est une étape vers la transition écologique. Pour mieux organiser vos documents, préférez les documents PDF. Non seulement cela vous permet de conserver la forme et le style de vos documents, mais en plus, ce genre de fichier sera plus léger par rapport aux autres types de formats. Et il vous suffit d’un simple logiciel pour convertir des fichiers en pdf. 

Il existe une solution pour convertir des documents PDF afin de vous permettre de les réutiliser par la suite ou de les modifier. En effet, l’inconvénient de ce format est qu’il ne permet pas de modifier les dossiers. Pour cela, vous devez les transformer de nouveau via des logiciels gratuits en ligne. 

Utilisez plusieurs dossiers

Pour vous y retrouver facilement, utilisez plusieurs dossiers que vous allez renommer en fonction du genre ou de la branche, voire des dates de création des documents en question. Par exemple, mettez les archives comptables dans un même dossier. Faites de même pour les documents RH. Ensuite, vous pouvez toujours utiliser des sous-dossiers pour une meilleure organisation de l’espace. 

Cette technique est utilisée par de nombreux professionnels pour ne pas s’y perdre et pour ne pas mélanger les archives. Elle peut notamment vous être utile en cas d’audit ou pour la préparation de certaines réunions, voire pour les différentes démarches administratives de votre entreprise.  

Optimiser le classement numérique, une affaire de tous les jours.

Pourquoi classer vos documents dans le disque D: de votre ordinateur ? Par ailleurs, on vous conseille de stocker vos archives et dossiers uniquement dans le disque local D: de votre ordinateur. Cela évitera que vos données stockées impactent les performances et la vitesse de fonctionnement de votre appareil. Par ailleurs, cet espace de stockage sera plus sécurisé. Si vous devez restaurer le système de votre PC, vos dossiers ne seront pas touchés. 

Dans la mémoire vive de votre appareil, vous profiterez davantage d’espace. Sans compter que cela vous évite de surcharger votre bureau de différents documents au risque de vous y perdre. Votre appareil sera plus agréable si vous évitez de le surcharger de différents documents. 

Profitez du Cloud 

Vous pouvez également classer vos documents dans le Cloud. Les espaces de stockage en ligne sont non seulement sécurisés, mais aussi ultra pratiques. En y laissant vos archives, vous pourriez y accéder de n’importe où et via n’importe quel appareil connecté pour peu que vous ayez les codes d’accès. Vous pouvez ainsi exploiter plus facilement vos dossiers. 

Le Cloud peut être gratuit. Il existe plusieurs logiciels disponibles pour le stockage en ligne de vos documents. Ce genre d’espace virtuel protège vos documents des pertes ou des virus qui peuvent attaquer les fichiers présents sur un ordinateur,ce qui est plus sûr. De plus, en stockant vos dossiers en ligne, vous pouvez libérer de l’espace sur la mémoire vive de votre ordinateur. De quoi l’aider à conserver son niveau de performance et sa vitesse. 

Pour les grandes et les petites entreprises, le stockage sur le Cloud peut aussi revêtir un avantage pratique. Cela facilite le partage des documents et des informations. Ce qui évitera aussi les problèmes de communication entre membres de votre équipe et améliorera ainsi son fonctionnement..

Pour rappel, les espaces de stockage virtuels peuvent s’adapter à n’importe quel type de fichier : pdf, Word, image ou même vidéo, etc. Ce sont d’excellentes alternatives pour vos documents administratifs comme pour les documents commerciaux ou les flyers de prospection et de marketing.  

Triez régulièrement vos documents

Selon la loi, une entreprise n’a l’obligation de conserver ses archives que pendant 5 ans. C’est le cas pour les bilans comptables, les livres de comptabilité ainsi que ses différents documents administratifs et juridiques. Au-delà de ces cinq quand,un triage de vos documents s’impose. Vous pouvez même supprimer certains documents qui ne vous servent plus et qui ne comptent pas comme archives comptables et administratives. 

Faites le tri de temps en temps dans vos dossiers, et ce, peu importe le type de stockage que vous choisissez. Cela vous permettra de libérer de l’espace pour d’autres documents à conserver et évitera que vos archives deviennent chaotiques.

Pour pallier aux différents imprévus, vous pouvez vous contenter de supprimer les archives de votre ordinateur et de conserver encore quelque temps les versions que vous avez conservées en ligne. Certaines plateformes cloud proposent un triage automatique de vos fichiers en fonction de leur date d’indexation. Autrement dit, les logiciels peuvent effacer automatiquement les dossiers les plus vieux, ce qui peut vous permettre de gagner du temps.

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